Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er juillet 2026 — Version 2.0

La présente politique décrit, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés », quelles données à caractère personnel Servitus traite, pour quelles finalités, sur quelles bases légales, pendant combien de temps, avec quels destinataires, et comment vous exercez vos droits. Servitus est un assistant exécutif qui, à partir des outils que vous connectez, produit des résumés, un digest quotidien et diverses assistances.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la société EXTERNAM STUDIO, SARL au capital de 2,00 €, dont le siège est situé 10 rue de la Paix, 75002 Paris, immatriculée sous le SIRET 93875437100012 (voir mentions légales). Pour toute question relative à vos données : contact@externam.com.

2. Données que nous traitons

• Données de compte : adresse email, nom/prénom, nom affiché, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte cryptographique, jamais en clair).
• Identité de connexion tierce (si vous vous connectez via Google/Microsoft) : identifiant, adresse email et nom, pour vous authentifier.
• Emails (si vous connectez Gmail/Outlook) : en lecture seule, le contenu des messages non lus, à seule fin de produire des résumés et d'en permettre la rédaction/l'envoi à votre demande.
• Agenda (Google Agenda) : en lecture seule, vos évènements, pour les afficher et les inclure dans votre récapitulatif.
• Messageries (WhatsApp, Telegram, si connectées) : les messages nécessaires à la production de résumés et à l'assistance.
• CRM (HubSpot, si connecté) : contacts et opportunités, pour le suivi commercial.
• Contenu de vos échanges avec l'assistant (vocal/écrit) et données de facturation que vous saisissez.
• Jetons d'accès (OAuth) et secrets de connecteurs, chiffrés au repos.
• Données techniques et d'usage : journaux de connexion, volumétrie de consommation (tokens), données de fonctionnement, à des fins de sécurité, de facturation et d'amélioration.

3. Finalités et bases légales

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes, sur les bases légales correspondantes :

• Fourniture du Service (résumés, digest, assistance, facturation, CRM) — exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ;
• Connexion aux services tiers que vous activez — votre consentement (art. 6.1.a), révocable à tout moment ;
• Sécurité, prévention de la fraude et amélioration du Service — intérêt légitime (art. 6.1.f) ;
• Obligations comptables, fiscales et légales (facturation) — obligation légale (art. 6.1.c).

Nous ne vendons jamais vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires ni de profilage commercial.

4. Traitement par intelligence artificielle

Pour produire vos résumés, le contenu pertinent (extraits d'emails, évènements) est transmis de façon sécurisée à notre fournisseur de modèles d'IA, dans le seul but de générer le résumé qui vous est destiné. Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles tiers.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées de l'Éditeur et à ses sous-traitants techniques, agissant sur instruction et dans le cadre d'engagements de confidentialité et de conformité (art. 28 RGPD) :

• Hébergement : LWS (serveurs situés en France / Union européenne) ;
• Fournisseurs de modèles d'IA : pour générer vos résumés et réponses (les données transmises se limitent à ce qui est nécessaire à la génération et ne servent pas à entraîner des modèles tiers) ;
• Synthèse vocale : pour l'assistant vocal ;
• Paiement : Stripe, pour le traitement des abonnements (nous ne stockons pas vos données bancaires) ;
• Fournisseurs des services que vous connectez (Google, Microsoft, Meta/WhatsApp, HubSpot), selon vos autorisations.

6. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants (notamment des fournisseurs d'IA ou de paiement) peuvent être établis hors de l'Union européenne. Le cas échéant, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou mécanisme de conformité équivalent).

7. Sécurité

• Les secrets de connexion (jetons OAuth, mots de passe d'application) sont chiffrés au repos ; les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte.
• Chaque client est strictement cloisonné (isolation multi-tenant) : vos données ne sont jamais accessibles à un autre compte.
• Les échanges transitent en HTTPS ; l'accès aux serveurs est restreint et journalisé.

8. Durées de conservation

• Données de compte : pendant la durée de votre compte, puis supprimées ou anonymisées à sa fermeture.
• Jetons de connecteurs : jusqu'à déconnexion du connecteur ou fermeture du compte.
• Contenus traités (emails, agenda, messages) : traités de façon éphémère pour produire les résumés ; nous ne constituons pas d'archive de vos emails.
• Historique d'échanges avec l'assistant : conservé de manière limitée pour le fonctionnement du service, puis purgé.
• Documents et données de facturation : conservés conformément aux obligations comptables et fiscales (jusqu'à 10 ans).

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Vous pouvez déconnecter un service à tout moment depuis l'onglet Connecteurs (les jetons sont alors supprimés) et révoquer l'accès directement depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). Pour exercer vos droits ou demander la suppression complète de votre compte : contact@externam.com. Nous répondons dans un délai d'un mois.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

11. Cookies

Servitus utilise des cookies et technologies de stockage local strictement nécessaires au fonctionnement (maintien de votre session, préférences de thème et de langue). Ces traceurs, indispensables à la fourniture du Service, ne requièrent pas de consentement. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers de suivi comportemental.

12. Mineurs

Le Service n'est pas destiné aux personnes mineures. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.

13. Modifications

La présente politique peut évoluer pour tenir compte de changements légaux ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; en cas de modification substantielle, vous en serez informé.

Document rédigé de bonne foi ; il est recommandé de le faire valider par un conseil au regard de vos sous-traitants et transferts effectifs.

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